Si llevas años en el mundo empresarial o en cambio vas a arrancar en el ahora pero has visto como tu familia gestionaba su empresa, seguramente recuerdes el caos propio de la gestión de documentos. Papeles amontonados, carpetas infinitas, organizadores de todo tipo y sobre todo, la confusión cada vez que había que localizar un determinado papel y con suerte aparecía o en otras tantas ocasiones, no.
Esto no queda tan atrás en el tiempo y muchos lo recordamos, sin embargo el cambio y el progreso nos llevan por derroteros mucho más cómodos que nos hacen hacer del trabajo empresarial un camino más llevadero, sencillo y con mejores resultados. Las empresas ahora no acumulan físicamente, entonces ¿dónde están todos los documentos que se derivan de su gestión? Aquí es donde aparecen los beneficios de la digitalización para las empresas.
Conoce que es la digitalización
Para comprender cuanto puede aportar la digitalización para las empresas debemos comenzar por el principio, ¿qué es la digitalización? A modo sencillo, la digitalización es el proceso mediante el cual los procedimientos analógicos y todo lo físico se convierten al formato digital. Todo el papeleo se reduce cuantiosamente.
Gracias a la digitalización, las operaciones que antes se realizaban a mano y se tenían de manera física ocupando espacios necesarios, como los tickets o las facturas, ahora se realizan a través de los medios digitales con la única necesidad de tener conexión a internet, tales como los equipos informáticos o los smartphones.
El 82% de las empresas españolas ya están digitalizadas
Vivimos inmersos en la era digital, por lo que la tecnología forma parte de nuestra vida y por consiguiente también de la vida de nuestras empresas. En este sentido, la Encuesta Mundial sobre el Coeficiente Digital de las Empresas elaborado por PwC en el pasado año 2022, desvela que en nuestro país el 82% de las empresas realizan procesos digitales para así ver aumentado sus ingresos.
Además, la encuesta informa que el 56% de los directivos entrevistados califican el grado de satisfacción de la digitalización como alto o muy alto. España es un país de progreso y eso lo muestran las cifras de la encuesta, y es que nos situamos por encima de la media mundial, establecida en un 52%, en línea con países como Italia con un 48%, Reino Unido con un 55%, Estados Unidos con el 59% y Alemania que ronda el 65%.
Este porcentaje hace referencia mayoritariamente a las empresas de mayor tamaño, y es que a nivel de las pequeñas y medianas empresas, la digitalización está costando más en llegar. Aún así, el Informe de Digitalización de las Pymes 2022 de la ONTSI ya desvela el aumento de éstas en cuanto a la digitalización. Dentro del grupo básico el nivel de adaptabilidad a la era digital se sitúa ya en un 68,9% y en el grupo de los equipamientos avanzados en el 21,6%. La encuesta muestra también que las principales barreras que encuentran de cara a la transformación digital son los altos costes de inversión y la falta de personal cualificado.
Ventajas de la digitalización para las empresas
- Sostenibilidad y ahorro. El ahorro de papel y tintas de impresión, además de reducir costes contribuye con el bienestar del medio ambiente. Ahora todos los documentos se archivan de forma digital.
- Mayor productividad. La digitalización para las empresas permite ahorrar tiempos de trabajo que pueden ser invertidos en otros aspectos más importantes. Así los procesos de compartir o enviar documentos serán mucho más rápidos y eficaces, y es que el correo electrónico nos permite enviar y recibir documentación de forma instantánea, algo que no ocurre con el sistema tradicional de correos. Además se ahorra tiempo en la búsqueda de documentos.
- Profesionalización del equipo de trabajo. Necesitarás contar con un personal cualificado y preparado, algo que le dará nivel a tu empresa y que te hará destacar por encima de tus máximos competidores.
- Disponibilidad permanente. Cada vez que necesites acceder a un documento ya no tendrás que estar en la oficina de trabajo, podrás acceder a él estés donde estés.
- Seguridad. Los documentos se guardarán de forma segura en la nube por lo que siempre estarán en buen estado y controlados. Ya no cabrá la posibilidad de que se pierdan, llegue a manos indebidas o cualquier otro caso similar.
- Mejora la experiencia de los clientes. Este es uno de los mejores beneficios de la digitalización para las empresas. Permite conocer mejor a nuestros clientes y adaptar los servicios y productos a sus necesidades. Del mismo modo, nuestra imagen de marca mejora considerablemente.
Ahora que sabes todo lo que aporta la digitalización para las empresas ha llegado el momento de que la lleves a cabo. Si quieres comenzar la transformación digital en tu negocio contacta con STDD nuestro experto equipo de profesionales podrá asesorarte en el cambio. ¡Entra en la era digital con STDD!