Asegurar la autenticidad de los documentos o archivos que se envían a la administración pública es crucial. Por eso, la digitalización certificada tiene un importante cometido en la actualidad. En STDD ayudamos a que empresas como la tuya puedan beneficiarse de todo lo que la digitalización certificada les puede ofrecer. Por eso, hoy recopilamos 10 ventajas que te ofrece este recurso.
1. Ahorras espacio
La primera de las ventajas de la digitalización certificada es que podrás ahorrar un montón de espacio en cualquier soporte. Por ponerte un ejemplo, unas 10 000 páginas equivaldrían a 1 GB. Esto es una aproximación, pero así puedes darte cuenta de que tendrás los documentos que necesitas autenticados y sin que pesen demasiado.
2. Economizas en materiales
La segunda de las ventajas que la digitalización certificada tiene es que ya no tendrás que invertir en armarios, archivadores o papel para almacenar todos esos documentos valiosos que acreditan que son auténticos. Esto evitará que tengas que preocuparte por estos materiales que, tan solo, generarán caos en tu empresa.
3. Localizarás rápidamente los documentos
¿Alguna vez te has puesto a buscar un documento entre miles de papeles? Esto te hace perder un tiempo considerable que puedes recuperar con esta tercera de las ventajas de la digitalización certificada. Con apenas unos clics darás con el archivo que quieras entregar frente a la administración y que cumplirá con todos los requerimientos que esta demande. Para disfrutar de esto, tan solo debes contactar con nosotros.
4. Tus archivos serán confidenciales
La cuarta ventaja de la digitalización certificada es que en STDD utilizamos una serie de parámetros para que todos tus documentos estén protegidos frente a otras personas. Nadie podrá acceder a ellos para que puedas tener pleno control sobre los archivos con los que hemos trabajado en Sisdoc. Esto te generará mucha tranquilidad.
5. Automatizarás la contabilidad
Como puedes acceder a los documentos que necesites con facilidad, la quinta de las ventajas de la digitalización certificada es que gestionarás mejor la contabilidad de tu negocio. Podrás procesar de una manera mucho más eficaz las facturas permitiendo que esta parte de tu empresa sea más ágil. Notarás un gran cambio antes de utilizar la digitalización certificada y después. Ya no volverás a tener sensación de caos.
6. Gestionarás mejor tu negocio
La sexta de las ventajas de la digitalización certificada es que podrás gestionar mejor tu negocio al mantener el orden en tus documentos y poder tener un mayor control sobre lo que ocurre en tu empresa. Además, como este servicio te ofrece rapidez en el momento en el que quieras buscar cualquier archivo, tendrás tiempo para todo.
7. Controlarás gastos, compras y proveedores
Si bien digitalizar documentos te ayudará a procesar mejor la contabilidad de tu negocio, también te ofrecerá una ventaja competitiva en cuanto al control de los gastos y compras. Esta es la séptima ventaja de la digitalización certificada y es que, así, de un simple vistazo podrás saber cuánto has desembolsado durante el mes anterior para poder hacer una estimación de lo que sucederá en los próximos.
8. Podrás tener varias copias de seguridad
La octava ventaja de la digitalización certificada es que podrás hacer todas las copias de seguridad que necesites. Esto te permitirá sentirte tranquilo frente a posibles pérdidas de documentos y archivos que pueden ser muy valiosos para tu negocio. Por tanto, este es un beneficio que tiene digitalizar. Todo estará a buen recaudo.
9. Tendrás acceso remoto a los documentos
Digitalizar archivos también te ofrece esta ventaja y es que podrás acceder al documento que te haga falta estés en la oficina o no. Con tan solo un dispositivo tecnológico podrás encontrar ese documento procesado con digitalización certificada que te está solicitando tu gestoría para enviárselo cuanto antes.
10. Las imágenes están vinculadas a tus datos
Finalmente, la última de las ventajas de la digitalización certificada es que podrás acceder a las imágenes de tus archivos desde los sistemas de gestión de la organización. Todas ellas están vinculadas con tus propios datos que son los que le dan la autenticidad necesaria para que puedan ser válidas ante la administración.
Como has podido darte cuenta, la digitalización certificada es crucial para que puedas proteger tus documentos, ahorrar espacio y garantizar su validez cuando tengas que presentarlos ante Hacienda o la Agencia Tributaria, por ejemplo. Si te hace falta este servicio, en STDD te ayudamos. Pues, el proceso de digitalización es complejo.
