Muchos trabajadores autónomos tienen una característica en común: no le dan importancia a la organización rigurosa. Incluso, algunos ni siquiera consideran que deban gestionar sus archivos como si fueran una empresa. No obstante, cuando su vida cambia gracias a la organización y planificación, ya no desean trabajar de otra manera. Un gestor documental puede ser justo lo que necesitan para lograrlo.
Los documentos o archivos de un autónomo pueden ser pocos, pero tan importantes que necesitas tenerlos siempre “a la mano” por si necesitan una modificación o ser compartidos. Pero, en cualquier situación, tener pocos o muchos archivos que gestionar es indiferente: lo cierto es que todo trabajador debe ser responsable de su trabajo; y qué mejor que usar la tecnología como soporte.
¿Qué es un gestor documental?
Un gestor documental es una plataforma en la que podrás almacenar, controlar y administrar tus documentos. Puedes, tanto digitalizar documentos físicos, como crear o administrar los archivos digitales que posees. Es una herramienta con diferentes funciones que te permitirán hacerlo todo desde un mismo lugar. Además, con gestores como Solpheo Suite podrás administrar tus tareas y las de tus aliados.
En el caso de las empresas, estas plataformas les ayudan a que cada miembro de su organización pueda agilizar ciertas tareas que antes eran algo tediosas. No obstante, aunque sean programas ideales para la gestión empresarial, si eres un autónomo con exceso de trabajo también puedes usarlo. Te será de gran ayuda para que cumplir con todas tus tareas.
Funciones principales
Los gestores documentales tienen funciones imprescindibles para aquellos que a diario deben tratar con muchos documentos. Puedes buscar textos en un documento, guardarlo, compartirlo o editarlo. Podrás organizar y categorizarlos, así sabrás siempre dónde guardar y buscar estos archivos. Algunos gestores como Solpheo te ayudan incluso a desarrollar tus negocios en su modulo de procesos.
¿Por qué usar un gestor de documentos siendo autónomo?
Si eres autónomo y además trabajas solo, es decir, no compartes tareas con otro autónomo, Solpheo Suite te será de gran ayuda. Aunque no tengas una empresa o si no trabajas con muchas personas, usar un gestor documental hará tu vida más fácil. Podrás tener todos tus documentos al día, controlar cada versión y compartirlo en otras plataformas. El gestor puede lograr que cumplas con tus compromisos y tareas.
Por otro lado, puedes digitalizar documentos de forma masiva y almacenarlos en el propio gestor documental. Una vez que lo hagas, no tendrás que usar otra plataforma, desde el mismo lugar podrás hacer varias funciones necesarias en el trabajo diario. En general, podrás automatizar todo lo relativo a tu negocio, sin importar a qué área te dediques.
Solpheo Suite es una herramienta colaborativa, por lo que, si trabajas con otras personas podrán editar archivos en tiempo real. Sin duda es una función que mejorará la productividad de todos, reduciendo tiempo y esfuerzo. Por otro lado, si por determinada razón pasas de trabajar en una oficina a tu casa, no llenes tus espacios de papeles. Con los gestores documentales evitas ocupar espacios para colocar papeles.
Siendo que una de las grandes quejas de los clientes es que muchos autónomos aceptan trabajos que al final no pueden llevar a cabo. No crees una mala reputación en tu sector; haz uso de gestores documentales y otras plataformas para mejorar tu desempeño y con ello tu marca personal. Solo tú puedes encontrar la herramienta que mejorará tu trabajo, porque solo tú sabes lo que necesitas.
Lo mejor de Solpheo Suite
Consulta archivos de manera fácil y eficaz con este gestor documental. Entre todo lo que puedes hacer en Solpheo Suites destaca controlar diferentes versiones de documentos, ver el número de impresiones; gestionar tiempo de espera de aprobar/firmar documentos, número de documentos buscados y más. La plataforma es el mejor asistente para gestionar contenido, digitalizar y firmar documentos.
Este gestor documental solo proporciona soluciones a problemas o respuestas a objetivos diarios. Esas tareas que se deben hacer de forma manual y que definitivamente restan tiempo importante. Ahora podrás hacerlas en muy poco tiempo o delegar esta función en otra persona con la seguridad de que lo hará sin inconvenientes; por la garantía de hacerlo a través de Solpheo.
Si necesitas más organización y productividad, ten un espacio de trabajo óptimo y fácil de usar como Solpheo Suite. Verás que tu vida dará un giro interesante y podrás mejorar incluso tus ingresos; ya que podrás atender a más clientes y estructurar tus tareas diarias o mensuales. Consulta más información en nuestro apartado de contacto y anímate a usar esta tecnología a tu favor.
