10 aspectos de la digitalización certificada que debes conocer

digitalización certificada

La digitalización certificada es un proceso para la gestión de documentos que pretenden garantizar su autenticidad frente a la administración. Para desarrollarla se siguen procesos establecidos normativamente y se utilizan softwares homologados para este fin.

El objetivo de la digitalización certificada es asegurar que la documentación que ha usado este sistema de gestión tenga validez ante cualquier organismo oficial. Se usa con especial incidencia con las facturas para que puedan ser usadas ante la administración tributaria. Para ello se necesita de un conocimiento profundo de la normativa y de las tecnologías aplicables.

También merece la pena aclarar que la digitalización certificada no sólo favorece a la administración, sino que trae consigo muchos beneficios para las empresas. Debido a la gran utilidad que tiene la digitalización certificada merece la pena que conozcas los principales aspectos que caracterizan este sistema.

Se puede usar con la firma digital

Se puede incluir en el proceso de digitalización certificada y puede ser del obligado tributario o del prestador del servicio. Es una solución técnica que facilita muchas tareas y que garantiza la autenticidad de los actos frente a la Agencia Tributaria.

Facilita la conservación de la documentación

Evidentemente, la capacidad de almacenamiento se multiplica sin necesidad de ampliar el espacio físico (con el ahorro que ello conlleva). Con esto se da solución a unos de los principales problemas que existen en la actualidad para muchos negocios en los que los espacios de trabajo se ven inundados de papel.

Sirve también para usar los datos contenidos en los documentos para el beneficio del negocio

El proceso de digitalización certificada permite asociar información a una imagen que se reconoce como auténtica por la administración. De igual manera, estos datos pueden ser usados por las empresas para sus procesos de trabajo. Se pueden integrar con softwares de gestión que ayuden a controlar tu negocio.

Rápido acceso a la información

La documentación certificada permite que los documentos y la información que contienen se puedan encontrar fácilmente gracias a los sistemas de búsquedas. Esto permite ahorrar tiempo y hacer más fluido todo tipo de gestiones. Con el sistema cloud además se podrá acceder desde cualquier dispositivo de manera segura.

Permite la automatización de procesos

Esto es aplicable tanto para la gestión con los organismos oficiales como para las propias tareas que se tienen que realizar dentro de la empresa. Los trabajos repetitivos pero necesarios se harán de manera automática permitiendo una mejor gestión de los recursos.

Logra una mayor seguridad en la custodia de los documentos

Mediante la encriptación la certificación digital hace que la información esté aún más protegida frente a posibles ataques o brechas de seguridad. Es un sistema que cuenta con muchas garantías para ganar confidencialidad. Ayuda al cumplimiento de la normativa de la RGPD.

Evita la pérdida de información

Mediante las copias de seguridad la información de tu empresa o negocio siempre estará a salvo. Con un sistema de guardado y recuperación siempre podrás contar con la total tranquilidad de que los datos nunca desaparecerán por causas fortuitas. Gracias al uso de la nube este proceso es mucho más efectivo.

Encaja con los servicios de externalización

Una de las ventajas de la digitalización certificada es que se puede gestionar mediante BPO. Con esto se puede acceder a los profesionales con los mejores conocimientos para sacar el máximo partido a este sistema. No tendrás necesidad de crear y gestionar recursos propios.

Permite obtener una gran visión analítica

Con la digitalización certificada también se podrá transformar la información en conocimiento. Los datos se pueden usar en informes con los que hacer seguimientos y control de la productividad de tu empresa. Esto es realmente valioso ya que ayuda a la toma de decisiones.

Garantiza el correcto cumplimiento de las obligaciones tributarias

Con la digitalización certificada muchos procesos ante Hacienda estarán garantizados y no existirá problemas con la administración. Esto es especialmente necesario cuando los sujetos estén obligados a presentar facturas electrónicas.

Con la digitalización certificada, además de facilitar los trámites con la administración, también se puede conseguir aliviar la carga de trabajo en las empresas. Ofrece una ventaja doble que hace que la gestión documental sea mucho más ligera y útil para los objetivos de negocio.

En STD Gestión Documental contamos con gran experiencia en servicios de digitalización certificado. Hacemos que tu empresa se comunique de manera eficaz con la Agencia Tributaria y obtenga todos los beneficios de este sistema. Entra ya en nuestra web para conocer todas las posibilidades o contacta con nuestro equipo para recibir más información.

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