Cómo digitalizar las facturas de proveedores

Las facturas de proveedores son tan importantes como cualquier otro documento. Gestiónalas correctamente a través de la digitalización.

Cada empresa en España debe seguir varias normativas que regulan sus actividades. Respecto al control de facturas de proveedores, y como lo es en muchos países; se debe llevar un registro de las facturas que entran y salen de la entidad. Desde hace algunos años se aplica la digitalización de las facturas para evitar el ingreso manual de cada dato al sistema contable de la empresa. Esto ayuda a reducir tiempos de trabajo.

En STD Gestión Documental proporcionamos verdaderas soluciones en cuanto a la digitalización de facturas de proveedores. Siempre con el objetivo de ayudar a pequeñas, medianas y grandes empresas, en su gestión de datos, segura y confiable. Ofrecemos digitalización masiva, certificada, de fondo histórico y además de las facturas, también contamos con el servicio de registro de facturas de gastos.

¿Qué es la digitalización de las facturas?

Las facturas de proveedores generalmente se creaban en papel físico y se archivaban para su posterior registro en algún sistema contable. Hoy es más común que se entreguen vía correo electrónico, lo que facilita varios procesos. Lo importante es que, aunque las facturas se creen en papel o sean digitales, se lleve a cabo la digitalización para mejorar su gestión. Pero ¿qué significa digitalizar una factura?

Los sistemas de gestión requieren de ciertos datos plasmados en las facturas de proveedores, como nombre del cliente, nombre del proveedor; datos en la cabecera y datos relacionados a los productos. Todos estos son datos son extraídos en por el software de forma automatizada. El objetivo de evitar que algún empleado ingrese dato por dato, mejorando la productividad y el margen de error en el registro.

Los datos capturados de las facturas de proveedores pueden ser integrados a diversos programas, los que desees. Puedes solo archivarlos o gestionar esos datos en una base de datos de proveedores, por ejemplo. Los datos en formato digital no tienen límites; puedes hacer con ellos infinidades de tareas para tu empresa. Solo debes entender que la digitalización supone solo ventajas para tu negocio.

Ventajas de la digitalización de facturas

Lo importante para una empresa es cumplir con la ley vigente respecto al control de facturas de proveedores. Pero cada compañía debe buscar la mejor forma de llevar tal registro para la comodidad de sus empleados y el mejoramiento de sus actividades. Definitivamente la digitalización es la mejor manera de extraer datos e ingresarlos al sistema de gestión contable. Veamos algunas ventajas de este proceso:

Los tiempos que dedica una persona a registrar cada factura puede ser elevado, pero con la digitalización se reduce enormemente. Teniendo los datos en digital es más fácil integrarlos al software que los tratará. De manera que otra ventaja es la posibilidad de integración a otros programas. Por otro lado, no importa el volumen de las facturas de proveedores, podrás digitalizar el número que quieras.

¿Cómo funciona el sistema de captura de datos?

El sistema es capaz de identificar al proveedor a través de un dato único. Una vez que detecta a qué facturas de proveedores pertenece el documento, lo interpreta y define la factura según la plantilla antes definida. El segundo paso es la validación interna de los datos. Posteriormente, se puede enviar los datos a un sistema de gestión financiera o cualquier otro software de destino que esté integrado a este programa.

Todo lo anterior se organiza según el parámetro más importante, que puede ser la fecha de ingreso de las facturas de proveedores. En fin, son muchas las ventajas de esta modalidad de captura de datos. La digitalización ha llegado para quedarse, y como empresas que buscan su crecimiento, debemos integrarla a nuestras actividades para alcanzar las metas propuestas más fácilmente.

Soluciones para empresas pública y privadas

En STD Gestión Documental contamos con más de 30 años de experiencia ofreciendo soluciones a todo tipo de empresas. Nuestras soluciones integran funciones necesarias para mejorar la productividad y actividad general de la empresa, no solo en la gestión de las facturas de proveedores. Uno de los aspectos importantes para nuestro equipo es garantizar la integridad y seguridad de los datos.

Solo debes contactarnos a través de nuestra página web y exponer tus necesidades. Te aseguramos gestionar toda la documentación importante, así como las facturas de proveedores que necesitas organizar para el control financiero de tu negocio. Las podemos integrar a su sistema de archivado, financiero o de flujo de trabajo; organizarlas por fecha de ingreso y otras funciones que ayudan a su verificación.

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