Hoy en día, la gestión de documentos es fundamental en cualquier organización, del tipo y las dimensiones que sean. Pero el volumen de información almacenada es ingente y, por ello, el proceso de digitalización, es decir, la captura de datos, es imprescindible. Es una labor compleja y delicada que encuentra en el OCR una herramienta rápida y fiable. .
OCR son las siglas de Optical Character Recognition, es decir, Reconocimiento Óptico de Caracteres. Esta tecnología permite la captura de datos de una forma precisa y casi inmediata, para poder transferirlos a un formato electrónico que facilite su correcto almacenamiento y gestión. .
No hay que olvidar que aún hoy se guarda gran cantidad de documentación en formato papel y que tanto su almacenamiento como su custodia y tratamiento pueden acarrear problemas de espacio y confidencialidad. Por eso, la captura de datos mediante un OCR es el paso imprescindible para mejorar la gestión documental y, con ello, el funcionamiento interno y administrativo de la organización. .
¿Cómo funciona la tecnología OCR?.
Aunque su funcionamiento es complejo, de un modo simplificado, podemos decir que el OCR es un software específico que descompone todos los elementos del contenido de la imagen de un documento escaneado. De esta manera, identifica cada uno de los caracteres y captura todos datos para luego procesarlos y almacenarlos en un formato digital. .
¿Y eso qué supone? Que gracias a un programa de edición de documentos esos datos almacenados no solo se podrán consultar, sino que también se podrá trabajar sobre ellos, compararlos con los de otros documentos, contrastarlos o cruzarlos. De esta manera, un sistema OCR lo que consigue es agilizar notablemente estos procesos. .
¿En qué tipos de documentos se puede aplicar la tecnología OCR?.
Realmente hay pocos límites para la OCR. Hoy en día su uso más común es el de captura de datos de archivos de empresas. Así, se utiliza para digitalizar documentos administrativos, informes, formularios albaranes, etc. .
Sin embargo, los sistemas OCR también se están utilizando mucho para preservar el patrimonio documental de instituciones y fomentar el conocimiento. Gracias a la captura de datos de documentos históricos o de gran valor, estos se pueden poner al alcance de estudiosos e investigadores sin necesidad de trabajar sobre los documentos originales, con el riesgo de deterioro que eso conlleva. .
En el caso de una empresa, ¿qué beneficios aporta?.
Todas la empresas, pequeñas o grandes, manejan cantidades de información en muchos casos casi inabarcables, y buena parte no se conservan en formato digital. Al hacer la captura de datos con un sistema OCR y transformar los documentos en archivos digitales se consiguen enormes beneficios: .
– Rapidez: el uso de la tecnología OCR facilita tener los documentos siempre a mano con un click. No se pierde tiempo ni ordenando ni buscando, de modo que los trámites administrativos o cualquier tipo de transacción pueden realizarse en mucho menos tiempo. .
– Ahorro: la captura de datos mediante OCR no solo permite ahorrar tiempo en la gestión documental, también dinero, ya que permite que los empleados se dediquen a otras tareas, aumentando así la productividad. .
– Seguridad: el almacenamiento en formato digital es más seguro, y no solo eso, sino que con la captura de datos con sistemas OCR se evitan errores que pueden darse a la hora de guardar, clasificar o extraer información de forma manual. Además, acceder a la información almacenada es complicado, solo se podrá hacer mediante autorización. .
– Toma de decisiones: actualizar los archivos con un OCR y tener todos los documentos al alcance en un segundo permite comprobar y contrastar datos y, en base a ello, tomar decisiones con una base mas afianzada y con mayor celeridad. Gracias a ello, el control y gestión de la organización será más eficiente.