La digitalización en pymes ha sido un concepto que se ha abordado ampliamente durante este 2019. Dejar el papel a un lado y empezar a trabajar con la tecnología con la que contamos a nuestro alrededor ha sido un cambio progresivo, pero todavía lento. Por este motivo, no queremos perder la oportunidad de exponer los retos para el nuevo año, 2020, que tendrán que afrontar las pymes con respecto a la digitalización.
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Aprovechar las aplicaciones en la nube
Las aplicaciones en la nube son una excelente herramienta que no todas las empresas utilizan. Este paso tan importante de la digitalización en pymes permite una mayor seguridad de los datos, así como una mejora en su acceso. Todos los trabajadores podrán buscar un informe concreto, teléfono o documento que necesiten en un determinado momento con la garantía de que esta información no se vaya a extraviar.
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Además, todas las personas en la actualidad tienen teléfono móvil. Por eso, utilizar este tipo de aplicaciones en la nube proporcionará una mayor accesibilidad para que, en cualquier lugar, se pueda trabajar o revisar determinados documentos de la empresa. Todo esto, independientemente de dónde nos encontremos. Un reto de la digitalización en pymes que se estima que prolifere su uso durante el próximo año.
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Acostumbrarse a trabajar sin papel
No sabemos muy bien si la reticencia a la digitalización en pymes, a veces, proviene de una mera costumbre por trabajar en papel o por dudar de la eficacia y seguridad de la tecnología. La cuestión es que, como bien mencionábamos, las aplicaciones en la nube, por ejemplo, permiten que la información esté a salvo. Aunque se vaya la luz o exista algún problema, los documentos no se perderán.
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Esto no sucedería si toda la información de relevancia estuviese en papel. Un incendio o, simplemente, el extravío por diferentes motivos de un documento puede ser un verdadero riesgo para la empresa. Por esta razón, la digitalización en pymes es un cambio necesario y, aunque sea conveniente acostumbrarse a trabajar sin el papel, las ventajas que esto ofrece son muchas.
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Imaginemos no solo el hecho de asegurar los documentos más vitales de la empresa, sino el propio acceso a ellos. Es muy diferente buscar un informe específico del año 2015 en cajas repletas de papel que hacer esto tecleando en una aplicación el año y el nombre del informe. Sin duda, con la digitalización en pymes se ahorra mucho tiempo y permite un aumento de la productividad.
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Digitalizar todos los documentos
Otro de los retos de la digitalización en pymes es conseguir que todos los documentos que se tengan en papel se guarden, a partir de ese momento, en la nube. Durante muchos años, son varios los informes, contratos, nóminas y demás que se han ido acumulando en cajas. Por esta razón, es indispensable empezar a digitalizarlos para ir destruyendo todo ese cúmulo de papel que ocupa espacio y dificulta las búsquedas.
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Este proceso no es fácil. Por esta razón, sisdoc lleva años trabajando con pymes para realizar este gran paso por las empresas cuyos avances las están obligando a llevar todos los papeles al terreno de lo digital. Sin embargo, la digitalización en pymes también tiene otra ventaja que, en la actualidad, es fundamental: la protección y conservación del medioambiente.
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Ahora que nos encontramos en una época de concienciación sobre el uso de plástico, el papel también sigue siendo importante. Ya que disponemos de la tecnología necesaria para dejar de usar este material y, así, optimizar los esfuerzos dentro de las empresas, la digitalización en pymes se presenta como una realidad que irá ganando terreno a lo largo de todo el 2020.
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