Contar con un gestor documental permite optimizar los procesos de gestión internos que tiene cualquier empresa o pyme. Esto agiliza mucho más el trabajo que se realiza y ayuda a tener un control del flujo de documentos eficaz. No obstante, existe otra ventaja de utilizar un gestor de documentos y es que es una solución para ahorrar costes. Pero ¿cómo te puede ayudar esta herramienta a ahorrar dinero?
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Cómo un gestor documental ayuda a ahorrar costes
Incorporar un gestor documental en una pyme permitirá, con el tiempo, ahorrar costes en diferentes sectores de la empresa. A continuación, descubrirás algunos de ellos para que puedas darte cuenta de los beneficios que te puede brindar contar con una herramienta como esta.
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1. Ahorro en material de oficina
Uno de los primeros elementos que permiten ahorrar costes en el momento de elegir un gestor documental es el material de oficina. El papel, las fotocopias, los sellos, los toners, las impresoras, las carpetas, los armarios, los archivadores… todo esto permitirá reducir el gasto de dinero empleado en estos recursos.
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2. Ahorro de espacio físico
Relacionado con el punto anterior, un gestor documental permite ahorrar costes en cuanto al espacio físico. Ya no se necesitarán espacios amplios ni carpetas apiladas para acumular grandes cantidades de papel que suponen una gran inversión de dinero. Todo se guardará en un archivo digital.
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3. Ahorro de tiempo
Otro de los elementos que tiene un gestor documental para ahorrar costes es el tiempo. Al tener todos los documentos digitalizados todas las personas que trabajan en tu empresa podrán ser más eficaces en su trabajo y no perderlo buscando entre folios que parecen no tener fin. Por lo tanto, si tus empleados son más productivos la empresa generará mucho más dinero.
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4. Ahorro en la seguridad de la información
¿Qué sucedería si tu empresa sufre una inundación y se pierden los papeles más importantes? Esto puede ser un caos y suponer un gran desembolso de dinero. Por esta razón, un gestor documental permite ahorrar costes ya que evita que cualquier catástrofe pueda afectar a la seguridad de los documentos que almacena tu empresa.
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5. Ahorro en movilidad
Imagina que estás en tu casa, pero necesitas acceder a un archivo de la empresa porque lo ha solicitado un cliente que te acaba de contactar. Esto puede hacer que tengas que desplazarte hasta tu negocio, pero gracias a un gestor documental puedes ahorrar costes en combustible. Desde cualquier dispositivo y ubicación geográfica es posible que accedas al documento que buscas para enviárselo al cliente.
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Un gestor documental permite procesos mucho más eficientes
Como has podido darte cuenta, un gestor documental te ayuda a ahorrar costes en diferentes elementos que suponen un desembolso importante de dinero. Esto será beneficioso para tu empresa, aunque, sin duda, la mayor de las ventajas es que hace que todos los procesos sean eficientes.
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Cuando los procesos de tu empresa son más eficientes, un gestor documental evita problemas como malas prácticas que pueden llevarse a cabo y poner en jaque a tu negocio. Por ejemplo, gracias a la seguridad de la información de la que ya te hemos hablado no solo no perderás datos importantes, sino que evitarás que se publique información confidencial. Esto te ayudará a ahorrar costes considerables.
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El tratamiento de documentos es mucho más rentable gracias a un gestor documental. Ya no solo por el hecho de que te ayudará a ahorrar costes, sino porque tu pyme trabajará de una manera más eficaz. Además, con todo, no te olvides de que estarás ayudando a evitar el impacto que el uso del papel y demás elementos necesarios para una oficina puedan tener sobre el medioambiente.
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