La digitalización es un proceso fundamental en los proyectos de Gestión Documental. Gran cantidad de empresas necesitan digitalizar sus documentos para poder trabajar y es por ello que las empresas de digitalización son muy necesarias. Muchas veces se deben digitalizar los documentos por tema de seguridad, algo fundamental en las empresas.
Existen seis razones fundamentales por las que es muy importante la digitalización; en primer lugar organizar el fondo documental, en segundo lugar sirven para agilizar las consultas, también es importante para proporcionar accesos simuntáneos, mejorar la seguridad de los datos y cumplir con la normativa vigente. Por último la digitalización consigue eliminar la pérdida de documentos. En este artículo te contamos los diferentes tipos de documentación.
Existen diferentes tipos de digitalización .
En primer lugar encontramos la digitalización del papel; en este aspecto encontramos diversos tipos de documentos en papel como contratos, escrituras, expedientes, facturas, etc… este tipo de digitalización se lleva a cabo con escáneres industriales que proporcionan así una calidad muy alta. Este tipo de archivos son los que más se suelen escanear y el más utilizado por grandes y pequeñas empresas.
No siempre es necesaria la digitalización de todos los documentos ya que se pueden digitalizar únicamente los que se necesiten en un momento determinado. En el caso de los libros periódicos y documentos de fondos históricos se emplean escáneres cenitales que permiten calidades muy altas incluso para documentos en mal estado, como protocolos antiguos, etc. en fondos documentales de archivos históricos y bibliotecas.
La siguiente digitalización es la certificada; en ella se encuentran documentos de cómo las facturas de proveedores, documentos contables y otro tipo de documentos importantes. Esta digitalización se lleva a cabo con un software homologado por la Agencia Tributaria para que todo se mantenga en orden y dentro de la legalidad con las condiciones de seguridad necesarias.
Los documentos digitalizados según el Real Decreto de 24 de octubre de 2007, son presentados en una base de datos documental para garantizar su calidad y seguridad para su presentación ante la Agencia Tributaria. Esta digitalización es muy importante para las empresas ya que permite eliminar las facturas a papel de forma inmediata.
En tercer lugar encontramos la digitalización de microfilm y aunque esta cayó en desuso a partir de la aparición de los soportes digitales como CDs, DVDs, discos duros y demás soportes, estas siguen existiendo en grandes cantidades. Albergan archivos de todo tipo como documentos todo tipo: históricos, bancarios, hospitalarios, empresa y periódicos. Gracias a la digitalización se puede acceder a las imágenes desde cualquier sitio, al tiempo que se preservan las películas como copia maestra de seguridad.
Por último encontramos la digitalización de placas radiográficas y diapositivas. En Sisdoc digitalizamos todo tipo de placas radiográficas, desde las placas dentales de tamaños pequeños hasta las de 35 x 43. Estas se escanean con escáneres especiales para este tipo de soporte con resoluciones ópticas de 600 ppp, con salidas DICOM 3.0 para placas y de 7.200 ppp para diapositivas standard.
