La documentación empresarial puede ser muy variada y no toda es igual de importante para la empresa, pero muchísimos datos y ficheros que manejamos sí lo son y, además, muchos otros están protegidos por la ley de protección de datos, por lo que asegurar su custodia y garantizar la seguridad es una obligación para la empresa.
Afortunadamente, existen empresas como Sisdoc que se encargan de asegurar la custodia y la seguridad del conjunto de documentación empresarial que produce una empresa a través de la aplicación de múltiples protocolos de seguridad, de la custodia responsable gracias a sistemas de alarmas y de vigilancia activa y pasiva.
Por otra parte, es necesario recordar que la Unión Europea cuenta con una de las legislaciones en protección de datos más avanzadas y más proteccionistas de todo el planeta y, en ocasiones, esta legislación encarga a las empresas la custodia y el mantenimiento de la seguridad de muchísimos datos personales que, como documentación empresarial que son, forman parte de la empresa. Por lo que todas las compañías han estado desarrollando sistemas y maneras de proteger dicha documentación.
La LOPD exige garantizar la custodia y seguridad de la documentación empresarial de carácter personal.
Además de las exigencias de la Ley de Protección de Datos, dentro de la documentación empresarial que maneja una compañía hay cantidad de datos sensibles cuyo tratamiento y custodia exige de grandes medidas de seguridad. Así, balances, estimaciones, cálculos, circulares, estrategias, análisis financieros.. todas estas cosas tienen información de lo más sensible que la compañía debe evitar que caiga en malas manos para así proteger sus inversiones, clientes y mercados.
Afortunadamente existen soluciones para estos problemas y compañías especializadas como Sisdoc pueden encargarse de asegurar la seguridad y la custodia de la documentación empresarial durante todo el ciclo de la vida de los documentos, desde que son producidos o elaborados hasta que son destruidos en la más absoluta confidencialidad. Estas compañías incluyen servicios como la digitalización de documentos y la captura de datos para su procesamiento y almacenamiento en toda seguridad. Así, a los datos digitalizados, pueden aplicárseles procesos de encriptado que favorecen en gran medida su defensa frente a posibles ataques o robos.
Además, entre los servicios que ofrece Sisdoc está el poder consultar la documentación empresarial desde cualquier punto y el no mover los papeles a no ser que sea estrictamente necesario, procediendo al envío en forma digitalizada y cumpliendo todos los estándares de seguridad que exige una custodia responsable de la misma. Esto implica que la información sensible quede menos expuesta que cuando no se estuviesen aplicando protocolos de protección de los datos e informaciones sensibles.
Por otra parte, para asegurar la custodia y la seguridad de la documentación empresarial, otro de los elementos con los que es conveniente contar es con un sistema de alarmas y de vigilancia pasiva, así como con sistemas anti-incendio que puedan evitar que la documentación se pierda o se deteriore. En muchas ocasiones, cuando hablamos de la seguridad documental pensamos exclusivamente en el robo de la misma, y no en las muchísimas eventualidades que le podrían suceder tales como un incendio o que se deteriore por un mal uso y una mala gestión.
