El gran volumen de documentación que normalmente manejan las comunidades de propietarios obliga a la implementación de un simple aunque eficaz sistema de gestión documental. El tener correctamente clasificada la diferente documentación y su acceso, entre los principales objetivos.
Una comunidad de vecinos es un agente productor de documentación constante. Y tener esta documentación correctamente clasificada, gestionada y con un fácil pero controlado acceso debe ser una prioridad. La gestión documental para comunidades de propietarios es una acción cada vez más practicada, sobre todo por las comunidades más grandes y llevadas a cabo por administradores y especialistas en gestión documental, como Sisdoc.
A lo largo de su vida, una comunidad de propietarios puede almacenar una gran cantidad de información tales como facturas, recibos, documentación relativa a propietarios y propiedades, pólizas de seguro, incidencias, presupuestos, información bancaria de cualquier índole, acuses de recibo… ¿qué hacer con toda esta documentación?.
La implementación de un sistema de gestión documental es esencial. Guardar y administrar correctamente toda la documentación relativa a la comunidad de propietarios es esencial cara a llevar a cabo una buena gestión de dicha comunidad.
Las soluciones tecnológicas que empresas como Sisdoc ofrecen contienen diferentes apartados para organizar correctamente las juntas, los cobros, las incidencias etc. Una información y una documentación al alcance de todos los propietarios, si el administrador o el gestor así lo requiere. El acceso debe estar siempre controlado pero seguro respecto a terceros y en un sistema seguro.
En definitiva, una vía de comunicación entre el Administrador de Fincas y los propietarios de la Comunidad y una gestión de la documentación profesional, segura y útil para facilitar la correcta gestión y administración de dichas comunidades de vecinos.
