Uno de los grandes problemas a los que se enfrentan hoy las empresas es al manejo de su información interna y externa, a la acumulación de papeles y cajas de archivos. Para agilizar la tarea se utiliza la digitalización de los documentos que permite el acceso telemático al contenido informativo de dichos archivos de forma rápida y eficaz. Además ayuda a prevenir pérdidas documentales porque al guardar la información en formato digital, los originales quedan completamente protegidos. .
En la actualidad no usar la digitalización documental puede implicar una gran pérdida de tiempo y dinero. Cuando se trato de mucho volumen de información que digitalizar es aconsejable contratar a empresas que se ocupan de ello. Por ejemplo, un estudio de abogados que tenga archivados en papel sentencias o procesos judiciales antiguos para consultar. Si estuvieran digitalizados ayudaría a responder con más rapidez a los clientes.
Otro caso en el que se ve la eficiencia de la digitalización es en una empresa grande con muchas facturas de proveedores archivadas solamente en papel. Pero toda esta novedosa tecnología tiene una normativa específica, establecida entre otros, por el artículo 3 del Real Decreto 4/2010 por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.
Para que el documento digitalizado sea copia auténtica del original se cumplirán, adicionalmente, los requisitos establecidos en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de Copiado Auténtico y Conversión entre Documentos Electrónicos. La normativa establece que la imagen electrónica que representará el aspecto y contenido del documento en el soporte de origen cumplirá los requisitos establecidos en el apartado IV del Real Decreto.
En el caso de la digitalización de facturas la normativa indica que el software seleccionado debe estar homologado por la Agencia Tributaria Española (AEAT) para que el archivo digitalizado conserve el mismo valor que el original. Siempre que se haga con una herramienta que esté homologada e incluya la firma digital, será posible eliminar las facturas originales.
Entre otras exigencias, a la hora de la digitalización documental, la normativa establece por ejemplo, que el nivel de resolución mínimo para imágenes electrónicas será de 200 píxeles por pulgada, tanto para las obtenidas en blanco y negro, color o escala de grises. Asimismo, respetará la geometría del documento de origen en tamaño y proporciones.
La digitalización documental comprenderá también un conjunto de operaciones de mantenimiento preventivo y comprobaciones rutinarias que permitirán garantizar mediante su cumplimiento que, en todo momento, el estado de la aplicación de digitalización y los dispositivos asociados producirán imágenes fieles al documento en soporte de papel.
Y si se quisiera conservar la documentación en papel dependerá del tipo de empresa y de la documentación en cuestión. Otro aspecto importante será realizar una copia de seguridad de la documentación digitalizada. Hay que resaltar que la digitalización por sí sola no sirve: es imprescindible que los documentos estén ordenados por un índice y que se pueda acceder con facilidad a ellos.
