Afortunadamente cada vez más empresas se están dando cuenta de la importancia de la gestión documental y están tomando acciones para llevarlo a cabo. Por desgracia, muchas de ellas creen que con adquirir un determinado software y comprar un escáner van a tenerlo todo resuelto y no es cierto. Es necesario llevar a cabo una consultoría documental previa para que todo se realice correctamente.
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Ciudades como Oviedo tienen muy en cuenta la gestión documental. El ayuntamiento se está preocupando de que en determinadas áreas de la ciudad haya una mayor seguridad y para agilizar el trabajo de los agentes de tráfico quieren digitalizar las multas y que los policías puedan trabajar con tablets. Acciones como estas nos demuestran que el avance de lo digital es imparable debido a sus numerosas ventajas.
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Las 10 razones por las que incluir el servicio de consultoría documental en tu empresa:
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- Evitar que se extravíen documentos importantes: a través de este sistema todos los documentos estarán perfectamente organizados y será muy sencillo acceder a ellos.
- Ser conscientes del software que se necesita en la empresa: muchas veces adquirimos un software específico para llevar a cabo la gestión documental y luego nos damos cuenta que necesitamos algo mejor. A través de la consultoría documental sabremos cual es el que más nos conviene.
- Poder tomar decisiones de forma más ágil: al estar toda la documentación de la empresa perfectamente estructurada podremos emprender acciones en un menor espacio de tiempo.
- Lograr una mayor participación de los trabajadores: se promoverá el trabajo en equipo con el objetivo de que la gestión documental sea un éxito y además facilitar el trabajo de todos.
- Facilidad para actualizar periódicamente la gestión documental: gracias a la consultoría documental luego se nos hará mucho más sencilla la gestión documental de nuestra empresa.
- Tener un mayor control del tipo de documentos que tenemos: los tendremos todos perfectamente clasificados y sabremos cuales son los tipos de documentos que abundan en la empresa.
- Aumentar nuestra seguridad: seremos conscientes de que estamos haciendo bien las cosas y de que estará todo perfectamente organizado. Esto nos aportará tranquilidad.
- Mejora en el trabajo de la empresa: los empleados tendrán una mayor agilidad para llevar a cabo sus funciones.
- Recibiremos ideas para que nuestra empresa funcione mejor: con la consultoría documental se nos darán ideas para poder llevar a cabo un mejor funcionamiento. Nos daremos cuenta de detalles que nos habían pasado desapercibidos.
- Será el primer paso para lograr una oficina sin papeles: y por lo tanto tendremos mayor espacio para trabajar y no pasaremos horas buscando documentos perdidos.
