La mayoría de las empresas se dedican a almacenar documentos en papel sin pensar en las consecuencias. No es raro que encontremos armarios llenos de documentos de hace años que ni se han llegado a digitalizar y están almacenados ganando polvo. Sin una gestión documental correcta el desorden reinará en la empresa y cuando haga falta localizar algún documento importante se verán en apuros.
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Ayuntamientos como el de Málaga van a empezar a hacer uso de la gestión documental. Debido a la rapidez con la cual las nuevas tecnologías han ido avanzando es necesario que lugares como ayuntamientos donde se emplean documentos constantemente tengan toda la información digitalizada correctamente. .
Las empresas deben digitalizar las facturas de los proveedores. Hay gran variedad de facturas pero podemos dividirlas principalmente entre las que se asocian a un pedido y las que no. Cuando ya se ha aprobado la factura y se encuentra dentro del sistema contable es el momento de digitalizarla. Al digitalizar la factura mediante el software correspondiente se le asigna un código para evitar que se acabe perdiendo. Gracias a acciones como estas podremos evitar que nos multen por algún retraso en pagos de facturas ya que siempre estarán controladas. .
Las facturas de los clientes también forman parte de los procesos documentales de las empresas. Cabe la posibilidad de enviar las facturas a clientes únicamente mediante formato electrónico y de esa forma van a haber grandes ahorros en material de papelería y correo postal. Las empresas van a comprobar una disminución en los fallos a la hora de hacer cálculos numéricos que solía pasar con demasiada frecuencia. Las ventajas de la era digital son muchas y los clientes podrán descargarse las facturas y tenerlo todo bajo control. .
Si las empresas tuvieran un sistema informático para poder gestionar los pedidos de los clientes se ahorrarían más de un quebradero de cabeza. A través de estas aplicaciones pueden llevar un control del stock de los productos y crear un catálogo para que cualquier persona que navegue por Internet pueda acceder a todo lo que hay disponible para su compra. .
Tener un archivo digital es algo de lo que cualquier empresa debería disponer hoy en día. Si este es lo suficientemente seguro solo podrá tener acceso a él quienes nosotros queramos y tendremos todos los documentos a buen recaudo. Simplemente con un click podremos acceder a lo que necesitemos en cualquier momento. .