En ocasiones, la gestión de los documentos tanto en empresas públicas como en empresas privadas se desarrolla de una manera poco profesional. Documentos e información acumulada en cajas y en habitaciones sin más control, algo que puede llegar a poner en jaque a una organización. Estas son 10 razones por las que confiar en un servicio de gestión documental.
Empresas públicas y empresas privadas no confían, en ocasiones, en la gestión documental. Quizás por desconocimiento, falta de tiempo, desidia o circunstancias económicas, deciden no establecer una gestión documental profesional en su organización. Documentos e información denostados en cajas, indebidamente guardados y custodiados en almacenes que pueden poner en aprieto a una organización entera.
Y es que la mala praxis en la gestión documental puede llevar a diferentes consecuencias negativas para cualquier empresa. El robo de información confidencial, el acceso a información confidencial de la empresa o de empleados, la pérdida de documentación, la imposibilidad de encontrar documentación que puede ser muy útil en un momento concreto para la organización, la mala conservación de documentos que por su validez administrativa e incluso histórica pueden llevar a la pérdida absoluta de la información.
Por ello hay 10 razones por las que confiar en un servicio de gestión documental. Una pequeña inversión por parte de las empresas públicas y privadas pero con enormes beneficios para éstas a todos los niveles. Estas son 10 razones para contratar un servicio de gestión documental.
- Permite el control del acceso a la documentación cumpliendo, además, con la LOPD que marca dicho acceso.
- Ahorro de espacio en las organizaciones al poder trasladar su documentación a empresas que se encargan de la gestión documental profesional.
- Información ordenada por departamentos, categorías… y con todos los parámetros necesarios.
- Fácil acceso a la documentación concreta que puede requerir en un determinado momento una organización.
- Seguridad a la hora de custodiar la documentación de una empresa.
- Digitalización de la información requerida por la empresa para su fácil consulta y accesibilidad y distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web
- Integración de la documentación del sistema de gestión documental con otros sistemas de la empresa.
- Indexación de los metadatos para su fácil recuperación.
- Posibilidad de definir ciclos de vida de un documento.
- Ahorro de tiempo en la búsqueda de información / documentación.